СКЛАДАННЯ ТА ОФОРМЛЕННЯ НАКАЗІВ

ЗАГАЛЬНІ ВИМОГИ

• основних питань діяльності;
• адміністративно-господарських питань;
• кадрових питань (особового складу) .

• науково-обґрунтованими;
• грамотними;
• законними;
• не суперечливими за замістом;
• своєчасними;
• чіткими, логічно послідовними, закінченими;
• конкретними.

• вивчення суті питання;
• складання проекту наказу;
• оформлення наказу;
• погодження;
• підписання;
• доведення наказу до виконавців (заінтересованих установ або осіб).

• результати перевірки стану викладання навчального предмету, виконання навчальних програм;
• результати державної підсумкової атестації учнів, проведення шкільних олімпіад і змагань;
• вивчення стану позакласної та позашкільної роботи;
• результати перевірки ведення шкільної документації;
• результати проведення контрольних робіт, анкетування, тестування, діагностування учнів;
• рішення педагогічних рад тощо.

• Бажано, щоб у школі періодично узагальнювались у наказах також і такі питання:

  • виконання Законів України «Про освіту», «Про загальну середню освіту», Концепції національного виховання і таке інше;
  • виконання планів роботи школи;
  • виконання рішень педагогічної ради;
  • результативність методичної роботи;
  • створення необхідних умов для здобуття загальної середньої освіти.

  Видання окремих установчих і констатуючих наказів керівники шкіл повинні передбачати у річному плані.

  Аналітичні накази — найбільш складні накази. В них узагальнюються підсумки вивчення досвіду роботи вчителів, груп вчителів, методичних об’єднань з метою його розповсюдження, результати дослідницької та експериментальної роботи в школі, підсумки реалізації єдиної науково-методичної проблеми, запровадження педагогами інновацій та перспективного досвіду.

  Орієнтовний перелік наказів, які повинні видаватись у закладі освіти протягом навчального року.

  СТРУКТУРА НАКАЗУ

  ДАТА

  Відповідно до п. 2.5.6. Типової інструкції дата зазначається арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік. Дата оформлюється цифровим або словесно-цифровим способом. У разі оформлення дати цифровим способом число і місяць проставляються двома парами цифр, розділеними крапкою; рік — чотирма цифрами, крапка наприкінці не ставиться (наприклад: 01.06.2013).

  У тексті наказу, що містить посилання на нормативно-правові акти застосовується словесно-цифровий спосіб зазначення дат з проставлянням нуля в позначенні дня місяця, якщо він містить одну цифру, наприклад: 03 квітня 2013 року. Дозволяється застосовувати слово «рік» у скороченому варіанті «р.», наприклад: 01 червня 2013 р.

  НУМЕРАЦІЯ

  Номер наказу, який складається зі знака № і порядкового номера наказу, зазначається після його дати.

  Відповідно до п. 3.1.15 Примірного положення накази нумеруються у порядку їх видання в межах календарного року; накази з основної діяльності та з кадрових питань (особового складу) мають окрему порядкову нумерацію.

  НАЗВА (ЗАГОЛОВОК)

  Зміст наказу коротко викладається в назві (заголовку), яка починається з прийменника «Про» та складається за допомогою віддієслівного іменника («Про затвердження...», «Про створення...») або іменника («Про підсумки...»).

  Крапка в кінці заголовка наказу не ставиться.

  Про підготовку навчального закладу до 20__/20__ навчального року

  Про стан викладання історії у __ класах

  

  Відповідно до п. 2.5.5 Типової інструкції назва наказу повинна відповідати назвам, передбаченим Державним класифікаторомуправлінської документації ДК010-89, що затверджено наказом Державного комітету України по стандартизації від 31 грудня 1998 року № 1024, зокрема:

  
  

  0203	Документація з управління кадрами
  0203003	Наказ про приймання на роботу	НПР
  0203006	Наказ про переведення на іншу роботу	НПІР
  0203008	Наказ про звільнення	НЗ
  0203011	Наказ про надання відпустки (зведений)	ННВ(з)
  0204	Документація з оцінки трудової діяльності
  0204005	Наказ про накладення дисциплінарного стягнення	ННДС
  0204006	Наказ про накладення дисциплінарного стягнення (зведений)	ННДС(з)
  03	ПЕРВИННО-ОБЛІКОВА ДОКУМЕНТАЦІЯ
  0301	Облік особового складу
  0301001	Наказ (розпорядження) про приймання на роботу	П-1
  0301005	Наказ (розпорядження) про переведення на іншу роботу	П-5
  0301006	Наказ (розпорядження) про надання відпустки	П-6
  0301008	Наказ (розпорядження) про припинення трудового договору	П-8

  
  

  

  Відповідно до п. 3.1.5 Типової інструкції тексти наказів з основної діяльності та з адміністративно-господарських питань складаються з двох частин — констатуючої (преамбули) та розпорядчої.

  КОНСТАТУЮЧА ЧАСТИНА (ПРЕАМБУЛА)

  У констатуючій частині зазначається підстава, обґрунтування або мета видання наказу. Констатуюча частина може починатися зі слів «На виконання...», «З метою...» тощо.

  Факти й міркування, які зумовили видання наказу, подаються стисло, лаконічно.

  Якщо наказ видається на підставі іншого розпорядчого документа, то у констатуючій частині зазначається назва виду документа, його автора, дату, номер та заголовок.

  У кінці констатуючої частини крапка не ставиться.

  РОЗПОРЯДЧА ЧАСТИНА

  Розпорядча частина наказу починається із слова «НАКАЗУЮ», яке друкується з нового рядка великими літерами без відступу від лівого поля і лапок, після чого ставиться двокрапка.

  З нового абзацу подається текст розпорядчої частини.

  У цій частині наводяться розпорядження, обов’язкові для виконання підлеглими, які викладаються у наказовій формі від першої особи однини.

  Розпорядча частина поділяється на пункти та підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. У кожному пункті повинні бути зазначені виконавці, конкретні завдання (доручення) та реальні строки їх виконання. Виконавці можуть бути названі також узагальнено: «керівникам методичних об’єднань», «заступникам директора». При цьому, як правило, не застосовується написання неконкретних доручень, які містять слова: «прискорити», «поліпшити», «активізувати», «звернути увагу» тощо.

  Узагальнені назви або прізвища виконавців рішень подають у давальному відмінку .

  Пропозиції, що містяться в наказі необхідно узгоджувати з раніше прийнятими рішеннями з цього питання, щоб уникнути повторів або суперечностей.

  Пункт, що починається словами «Наказ довести до відома...», до наказу не вноситься .

  Зміни, що вносяться до наказу, оформлюються окремим наказом, який повинен мати такий заголовок: «Про внесення змін до наказу ...» із зазначенням дати, номера, заголовка розпорядчого документа, до якого вносяться зміни. Розпорядча частина наказу починається з такого пункту:

  1. Внести зміни до наказу ….

  

  Далі окремими підпунктами формулюються зміни до розпорядчого документа, наприклад:

  1) пункт 2 викласти в такій редакції:...»;
  «2) пункт 3 виключити»;
  «3) абзац другий пункту 4 доповнити словами....

  

  Зміни до наказу можна оформляти на окремому аркуші (аркушах). У такому випадку в першому пункті розпорядчої частини наказу зазначається:

  1. Внести зміни до... (додаються).

  

  Після основних пунктів наказу розміщується пункт з переліком документів, що втратили чинність або будуть змінюватися після видання наказу (якщо такі маються).

  4. Визнати таким (такими), що втратив (втратили) чинність …

  

  У разі потреби, в останньому пункті розпорядчої частини наказу може міститися рішення про покладення на посадову особу функцій з контролю за виконанням наказу. Як, правило, це один із заступників керівника навчального закладу або ж сам керівник.

  ПІДПИС

  Керівник навчального закладу підписує накази особисто, в межах своїх повноважень, визначених статутом загальноосвітнього навчального закладу, посадовими інструкціями, наказом про розподіл обов’язків між керівником та його заступниками.

  Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ, (повного — якщо документ надрукований не на бланку, скороченого — на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалів (ініціал імені), прізвища.

  Директор Кунцівської(підпис)(ініціали, прізвище)
  загальноосвітньої школи
  І-ІІІ ступенів

  

  Директор(підпис)(ініціали, прізвище)

  

  За відсутності керівника, у разі його заміщення за наказом, наказ підписує особа, що виконує його обов’язки. У такому разі обов’язково зазначаються фактична посада, ініціали, прізвище особи, яка підписала наказ та додаються до найменування посади керівника слова «Виконуючий обов’язки» або «В. о.».

  Відбитком печатки закладу засвідчують підпис посадової особи на наказах з питань фінансово-господарської діяльності. Відбиток печатки ставиться таким чином, щоб він охоплював останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ.

  ОЗНАЙОМЛЕННЯ З НАКАЗОМ

  Накази обов’язково доводяться до відома всього педагогічного колективу або окремих осіб, розпорядча частина яких стосується.

  Відповідно до п. 3.1.14 Типової інструкції під час ознайомлення з наказом вказаними у ньому особами на першому примірнику наказу проставляються їх підписи із зазначенням дати ознайомлення.

  3 наказом ознайомлені:
  
  (підпис)(ініціали, прізвище)
  (дата ознайомлення)

  

  ВИМОГИ ДО НАКАЗІВ З ОСОБОВОГО СКЛАДУ

  Серед кадрової документації найпоширенішими є накази щодо особового складу.

  До них належать накази керівника навчального закладу про прийом, переведення і звільнення працівників; про заохочення і стягнення; про надання відпусток; про зміни, що вносяться до трудової книжки (зміна прізвища, назви посади тощо).

  Дані накази мають такі особливості:

  Відповідно до пунктів 3.1.7 — 3.1.14 Типової інструкції накази кадрових питань (особового складу) оформляється у вигляді індивідуальногоабо зведеного. В індивідуальному наказі (розпорядженні) міститься інформація про одного працівника; у зведеному — про кількох, незалежно від того, які управлінські рішення щодо них приймаються (прийняття на роботу, призначення на посаду, переведення на іншу посаду (роботу), звільнення тощо).

  У тексті наказу з кадрових питань (особового складу), як правило, констатуюча частина не зазначається.

  Розпорядча частина наказу починається, як правило, з дієслова у формі інфінітиву: «ПРИЙНЯТИ», «ПРИЗНАЧИТИ» «ПЕРЕВЕСТИ», «ЗВІЛЬНИТИ», «ВІДРЯДИТИ», «НАДАТИ», «ОГОЛОСИТИ» тощо.

  У наказі про призначення або звільнення працівника зазначається повна дата (число, місяць, рік) фактичного виходу працівника на роботу (припинення трудових відносин), розміри його посадового окладу відповідно до штатного розпису, надбавок та доплат.

  У кожному пункті наказу (розпорядження) з кадрових питань (особового складу) зазначається підстава щодо його видання (заява працівника, контракт, доповідна записка, рішення атестаційної комісії тощо).

  ПРИЙНЯТИ

  ____________ на посаду прибиральника службових приміщень з 00.00.20__ з посадовим окладом за другим тарифним розрядом Єдиної тарифної сітки, у розмірі ______ грн; встановити їй доплату у розмірі 10% посадового окладу за використання у роботі дезінфікувальних засобів..

  Підстави: 1. Заява ___________ від 00.00.20__.
  2. Підпункт 3 ґ) пункту 4 наказу МОН України від 26.09.2005 № 557

  

  У наказах про припинення трудового договору дату звільнення працівника зазначають без прийменника «з» та обов'язково вказують пункт статті Кодексу законів про працю України, на підставі якої звільняють працівника.

  ІНДИВІДУАЛЬНИЙ НАКАЗ

  Зміст індивідуального наказу з кадрових питань (особового складу) стисло викладається в заголовку, який починається з прийменника «Про» і складається за допомогою віддієслівного іменника, наприклад: «Про призначення...», «Про прийняття...».

  Далі зазначаються прізвище, ім’я, по батькові працівника, на якого поширюється дія наказу та текст наказу.

  ЗВЕДЕНИЙ НАКАЗ

  У зведених наказах може застосовуватись узагальнений заголовок, наприклад: «Про кадрові питання», «Про особовий склад».

  До розпорядчої частини включається інформація, що розміщується у такій послідовності: прийняття на роботу, переведення, звільнення.

  Прізвища осіб у межах пунктів розміщуються за алфавітом.

  До одного зведеного наказу не включать інформацію, яка згідно з чинним законодавством має різні строки зберігання.

  Приклад зведеного наказу

  У книгу наказів з кадрових питань (ведеться там, де є не менше трьох працівників) заносяться накази про прийом на роботу, звільнення з посади, переміщення й переведення на посаду, заохочення, притягнення до дисциплінарної відповідальності, педагогічне навантаження, призначення класних керівників, надання відпусток, командировки тощо. У даній книзі пишеться наказ про розподіл посадових обов’язків між керівництвом закладу.

  КНИГА РЕЄСТРАЦІЇ НАКАЗІВ

  Накази з основної діяльності та з кадрових питань (особового складу) оформлюються у друкованому вигляді. Після підписання керівником, реєструються у книгах реєстрації наказів (див. пункти 2.5.16, 2.5.17 Типової інструкції).

  Книги реєстрації наказів з основної діяльності (адміністративно-господарських питань), з кадрових питань (особового складу) повинні містити таку інформацію: номер наказу, дата його реєстрації, заголовок (короткий зміст). Орієнтовну форму книги дивися нижче:

  
  

  № з/п	Номер наказу	Дата реєстрації	Заголовок (короткий зміст).
  1	2	3	4
  1.	1-к	00.00.20__	Про переведення на іншу роботу

  
  

  

  Записи в книзі повинні відповідати записам у наказах. Працівник, який веде книгу реєстрації наказів, повинен заповнювати графи стисло і відповідно до текстів наказів.

  Книга реєстрації наказів повинна бути пронумерована, прошнурована, скріплена підписом керівника та печаткою загальноосвітнього навчального закладу.

  У книзі прошнуровано і пронумеровано __ сторінок.

  Директор (підпис)«00» січня 20__ р.

  

  Вилучення аркушів з книги не допускається, виправлення також.

  Записи в книзі мусять відповідати наявності наказів.

  Книга реєстрації наказів є документом суворої звітності і постійного зберігання.

  У кінці календарного року оригінали наказів групуються у справи (у хронологічному порядку), кожна сторінка яких нумерується, прошнуровується.

  Справи підписуються керівником та спеціально призначеною для ведення діловодства особою. Підписи засвідчуються печаткою

  ЛІТЕРАТУРА

  • Державний класифікатор управлінської документації ДК010-89, затверджений наказом Державного комітету України по стандартизації від 31 грудня 1998 року № 1024,
  • Типова інструкція з діловодства у загальноосвітніх навчальних закладах усіх типів і форм власності, затверджена наказом Міністерства освіти і науки України від 28.07.2013 № 1239